J.G. DELEDALLE, Directeur du laboratoire
"Nous avions mis en place un système qualité au sein de notre SEL (4 sites) depuis quelques années sans l’aide de logiciel spécialisé afin de pouvoir préserver notre « logique ». Mais ce système s’est révélé lourd à gérer ce qui nuisait au dynamisme recherché.
Ce qui nous inquiétait dans l’évolution inéluctable de faire appel à un logiciel de support et de gestion de documents était le risque de devoir changer notre organisation documentaire et de perdre le contenu de nos documents.
L’utilisation de KaliDoc pour la gestion documentaire, et de KaliWeb pour la consultation en interne des documents et la communication entre utilisateurs (aussi bien intra site que inter sites) a permis de répondre à notre attente par la souplesse de son système.
KaliDoc nous permet :
- de définir notre structure documentaire : Procédures opératoires, Modes opératoires, Fiches techniques, Annexes, Enregistrements… avec pour chaque type de document, leur en-tête (renseignements obligatoires, logo…) et mise en page (logigrammes, sommaire, …)
- de réutiliser nos anciens documents formatés aux nouvelles exigences définies
- de gérer les responsables de chaque document (avec accès contrôlés pour rédiger, modifier, valider…)
- de gérer les nouvelles versions (avec trace des modifications et archivage)
- de gérer les diffusions des documents (avec accusé de réception des destinataires)
- d’avoir des supports documentaires informatiques accessibles (avec codes d’accès) sur tous les écrans de la SEL soit par Kalidoc, soit par Kaliweb ce qui permet de limiter le nombre d’exemplaires « papier ».
La partie dynamique et communication du système qualité est assurée à la fois par KaliDoc et KaliWeb.
Les accès sont sécurisés, chaque catégorie de personnel ou de fonction pouvant avoir accès à tout ou partie des documents (défini par la Direction et les responsables qualité).
Le système nous permet :
- d’informer la catégorie de personnes concernées, de l’existence ou de la modification de documents
- de gérer les accusés de réception sur certains documents (signature électronique)
- de diffuser les plannings ou des informations ponctuelles
- de gérer les compte-rendus de réunions, d’audits…
- de formuler des suggestions
- de gérer les non conformités et réclamations ...
Nous avons trouvé un logiciel répondant aux exigences de la qualité tout en préservant nos propres spécificités grâce à la souplesse d’adaptation du système."
