kaliblog - weblog de la société Kalitech

Le Centre Hospitalier de Chateau du Loir et Kalitech ont collaboré pour la mise en oeuvre d'une fonctionnalité de gestion de projets.

Anne Lise Haeffner, responsable qualité du centre hospitalier vous expose :

• son analyse sur le sujet (cliquez ici)
• son opinion sur cette collaboration (cliquez ici)

Intégrée au module KaliGdR, cette fonctionnalité est disponible sans surcout en terme de licence !

J.G. DELEDALLE, Directeur du laboratoire

"Nous avions mis en place un système qualité au sein de notre SEL (4 sites) depuis quelques années sans l’aide de logiciel spécialisé afin de pouvoir préserver notre « logique ». Mais ce système s’est révélé lourd à gérer ce qui nuisait au dynamisme recherché. Ce qui nous inquiétait dans l’évolution inéluctable de faire appel à un logiciel de support et de gestion de documents était le risque de devoir changer notre organisation documentaire et de perdre le contenu de nos documents.

L’utilisation de KaliDoc pour la gestion documentaire, et de KaliWeb pour la consultation en interne des documents et la communication entre utilisateurs (aussi bien intra site que inter sites) a permis de répondre à notre attente par la souplesse de son système.

KaliDoc nous permet :

• de définir notre structure documentaire : Procédures opératoires, Modes opératoires, Fiches techniques, Annexes, Enregistrements… avec pour chaque type de document, leur en-tête (renseignements obligatoires, logo…) et mise en page (logigrammes, sommaire, …)

• de réutiliser nos anciens documents formatés aux nouvelles exigences définies

• de gérer les responsables de chaque document (avec accès contrôlés pour rédiger, modifier, valider…)

• de gérer les nouvelles versions (avec trace des modifications et archivage)

• de gérer les diffusions des documents (avec accusé de réception des destinataires)

• d’avoir des supports documentaires informatiques accessibles (avec codes d’accès) sur tous les écrans de la SEL soit par Kalidoc, soit par Kaliweb ce qui permet de limiter le nombre d’exemplaires « papier ».

Les accès sont sécurisés, chaque catégorie de personnel ou de fonction pouvant avoir accès à tout ou partie des documents (défini par la Direction et les responsables qualité).

Le système nous permet :

• d’informer la catégorie de personnes concernées, de l’existence ou de la modification de documents

• de gérer les accusés de réception sur certains documents (signature électronique)

• de diffuser les plannings ou des informations ponctuelles

• de gérer les compte-rendus de réunions, d’audits…

• de formuler des suggestions

• de gérer les non conformités et réclamations ...

L'Hôpital Saint Camille est un hôpital privé à but non lucratif, Participant au Service Public Hospitalier (PSPH). Situé à Bry sur Marne (Val de Marne), il dispose de 275 lits et places, pour environ 800 salariés. Son parc informatique est d'environ 300 postes de travail. L'implication de la Direction de l'établissement dans le projet KaliDoc a été très importante, en voici le témoignage :

Philippe CHAPALAIN, Directeur Général de l'Hôpital Saint Camille

"Le projet d'intranet documentaire a été décidé quelques mois avant la visite des experts de l'ANAES. Le produit de la société KaliTech nous a d'emblée attiré par son ergonomie présageant une prise en main et une montée en charge rapide. De plus, l'éditeur pratiquait une politique de prix agressive, ce qui est un atout important dans le domaine hospitalier. Dans la perspective de l'accréditation, nos efforts se sont dans un premier temps concentrés sur la gestion de la documentation Qualité. Ce travail a produit des résultats significatifs rapidement : reprise rapide d'un existant conséquent, amélioration du temps de diffusion des documents, cycle de vie grandement facilité, etc. Les fonctions "orientées ANAES" ont permis des gains de temps significatifs lors de la préparation de la visite. Les experts de l'ANAES ont pointé les bonnes performances de la gestion documentaire, véritable élément de soutien durant la visite.

Parallèlement, les potentialités du module intranet nous ont amenés à utiliser KaliDoc - ou plutôt KaliWeb - comme un outil de communication institutionnelle. Cet objectif, secondaire dans le projet, a été rempli au delà de nos espérances : en 8 mois, quelques 900 documents ont été produits par un nombre d'acteurs dépassant largement le Service Qualité : Direction des Ressources Humaines, Comité d'Entreprise, Service Informatique. La facilité pour publier des documents s'est accompagnée d'une bonne adhésion des utilisateurs, en progression continue. Actuellement, sur notre site disposant de 300 PC pour quelques 800 salariés, le nombre de consultations par semaine est de l'ordre de 250 ! Ce résultat, dans un secteur où l'informatique n'est pas une tradition forte, me parait très positif. A ce jour, KaliDoc et KaliWeb sont l'outil de communication interne de référence, véritable fédérateur des utilisateurs du système d'information."